Soube que não basta traduzir o meu documento, preciso do “apostilamento” ou de “apostilar o documento”. O que é isso? O que devo fazer?

Muitas pessoas talvez já tiveram esta dúvida. E é possível que muitos brasileiros que ouviram isto pela primeira vez tenham pensado nos blocos de folhas com os conteúdos de determinada matéria da escola, da faculdade ou de algum curso (as famosas “sebentas” em português de Portugal). Mas neste contexto, “apostila” tem um significado totalmente diferente.

A apostila (apostilha, apostila da Haia ou apostila de Haia) é, de acordo com o Ministério Público de Portugal, “uma certificação da autenticidade de atos públicos: uma formalidade pela qual uma autoridade competente do Estado Português reconhece e atesta a assinatura e a qualidade em que o signatário do ato público atuou e, sendo caso disso, a autenticidade do respectivo selo ou carimbo”. Mas vamos esmiuçar um pouco mais…

A primeira coisa que se deve ter em mente é a razão de ser da apostila. Um determinado país (Portugal, França, Brasil, Estados Unidos, Espanha, etc.) tem a sua própria estrutura de autoridades, competências e responsabilidades com relação aos documentos emitidos e aos atos praticados dentro do país. Porém, quando um documento desse país é apresentado noutro, o país de destino não tem “obrigação” de saber que quem assinou aquele documento realmente tinha poderes e competência para isso. Por outras palavras, se um inglês vai apresentar a sua certidão de nascimento ao Instituto dos Registos e Notariado de Portugal, para pedir a nacionalidade portuguesa, como saberão as autoridades portuguesas que quem assinou aquela certidão de nascimento foi mesmo a autoridade competente na Inglaterra (Reino Unido)? Ou, se um brasileiro quer reconhecer o seu diploma do ensino superior na França, como poderão as autoridades francesas ter certeza de que quem assinou aquele diploma era mesmo a reitora da universidade brasileira?

Para resolver esta situação de forma mais simples, muitos países assinaram um tratado internacional, a “Convenção Relativa à Supressão da Exigência da Legalização dos Actos Públicos Estrangeiros” na Haia, Países Baixos, a 05 de outubro de 1961, estabelecendo um procedimento padrão para o reconhecimento internacional da autenticidade dos documentos. Foi criado um modelo de certificação, que deve ser seguido por todos os países que fazem parte da convenção, para que não haja dúvidas sobre a assinatura, a competência de quem assinou o documento e a autenticidade do selo ou carimbo, se houver. Assim, esta certificação ficou conhecida como “apostila da Haia” e providenciar essa certificação é “apostilar o documento” ou fazer o seu “apostilamento”. Em resumo, nada mais é do que um procedimento uniformizado entre vários países para assegurar a validade internacional dos documentos.

Na definição do Ministério Público de Portugal, é mencionado o Estado Português, mas é claro que o conceito é o mesmo para os outros países que assinam a convenção. Atualmente 118 Estados são signatários da convenção. Ou seja, seguem o procedimento ali estabelecido.

Nós, da PEER, estamos prontos para ajudar, não só com a tradução do seu documento, mas também com as questões relativas à apostila de Haia, orientando sobre a ordem mais adequada para fazer os vários passos necessários e evitar idas e vindas. E também porque há alguns países que não são signatários da convenção e a legalização dos documentos é um pouco diferente.

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